Implementación de un Sistema Automatizado de Cuentas por Pagar
Implementar un sistema automatizado de Cuentas por Pagar (AP) ofrece una multitud de beneficios para las organizaciones. Aumenta drásticamente la eficiencia operativa al eliminar la necesidad de tareas manuales tediosas, como la entrada de datos, la conciliación de facturas y la autorización de aprobaciones. La automatización de los procesos de AP da como resultado un flujo de trabajo más fluido, lo que facilita un manejo más rápido de las facturas, reduce la probabilidad de errores y permite que el personal redirija sus esfuerzos hacia tareas de mayor impacto. Además, automatizar el proceso de AP es una vía para lograr ahorros financieros. Elimina los costos asociados con las facturas en papel, reduce la incidencia de errores por la entrada manual de datos y mejora la eficiencia de los procedimientos de aprobación de facturas. Como resultado, las empresas se posicionan mejor para dirigir sus recursos hacia iniciativas estratégicas, reduciendo así los costos operativos. La automatización también mejora la precisión de las operaciones financieras al reducir significativamente el potencial de errores humanos, asegurando una captura de datos precisa, una alineación correcta de las facturas y un procesamiento confiable de los pagos.
Automatización del Proceso de Cuentas por Pagar
La automatización del proceso de cuentas por pagar es una solución sofisticada que gestiona todo el ciclo de vida de las facturas entrantes con una supervisión humana mínima. Este software captura de manera inteligente los datos de las facturas y los lleva a través de flujos de trabajo digitales automatizados, culminando en la publicación sin interrupciones de las facturas. Al aprovechar la tecnología avanzada, el sistema transforma el proceso tradicional de AP en una operación eficiente y optimizada que requiere poca o ninguna intervención manual.
Captura de Datos en Cualquier Formato
Capturar la esencia de los datos de las facturas es la base de nuestra solución integrada de automatización de cuentas por pagar. El sistema extrae información de diversos formatos de factura, incluyendo, entre otros, papel, PDF, XML, EDI, y es capaz de interactuar a través de diversos canales como correo electrónico, Peppol, Ariba, Tungsten, entre otros. En esta etapa inicial, nuestro sistema aprovecha la tecnología avanzada de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), complementada con sofisticados algoritmos de Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático (ML), garantizando un reconocimiento de datos de primera calidad.
Procesamiento de los Datos de la Factura
Una vez que los datos son capturados, el sistema procesa las facturas de manera eficiente, diferenciando aquellas relacionadas con órdenes de compra (PO) de las que no lo están. Para las facturas relacionadas con PO, se inicia un proceso de conciliación automatizado, comparándolas con los datos de PO del sistema ERP. Si las facturas coinciden perfectamente sin discrepancias, se publican automáticamente. Sin embargo, si se detectan desviaciones, se activa un flujo de trabajo específico para abordar estas excepciones de manera meticulosa. Para las facturas no relacionadas con PO, el sistema ofrece flexibilidad mediante la codificación automática según reglas de negocio establecidas y patrones históricos, o la opción de codificación manual. La activación de un flujo de trabajo de aprobación para estas facturas sigue un principio similar. Este enfoque optimizado para la automatización de AP asegura que el proceso sea altamente eficiente con mínima intervención humana, manteniendo al mismo tiempo un control estricto sobre las regulaciones empresariales y las operaciones financieras.
