La mise en œuvre d'un système automatisé de comptes fournisseurs (AP) offre de nombreux avantages aux organisations. Il améliore considérablement l'efficacité opérationnelle en supprimant le besoin de tâches manuelles laborieuses telles que la saisie de données, la mise en correspondance des factures et l'acheminement des approbations. L'automatisation des processus AP se traduit par un flux de travail plus rationalisé, ce qui facilite le traitement plus rapide des factures, réduit le risque d'erreurs et permet au personnel de réorienter ses efforts vers des tâches à plus fort impact.
De plus, l’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs permet de réaliser des économies. Elle permet de supprimer les coûts associés aux factures papier, de limiter l’incidence des erreurs dues à la saisie manuelle des données et d’améliorer l’efficacité des procédures d’approbation des factures.
Les entreprises sont ainsi mieux placées pour orienter leurs ressources vers des initiatives stratégiques, réduisant ainsi leurs coûts opérationnels. L’automatisation améliore également la précision des opérations financières en réduisant considérablement le risque d’erreurs humaines, en garantissant une saisie précise des données, un alignement précis des factures et un traitement fiable des paiements.
Automatisation du processus de comptes fournisseurs
L'automatisation du processus de comptes fournisseurs est une solution sophistiquée qui gère l'ensemble du cycle de vie des factures entrantes avec une surveillance humaine minimale. Ce logiciel capture habilement les données des factures de manière intelligente et les propulse à travers des flux de travail numériques automatisés, aboutissant à la comptabilisation transparente des factures. En exploitant une technologie de pointe, le système transforme le processus AP traditionnel en une opération efficace et rationalisée qui nécessite peu ou pas d'intervention manuelle.
Saisir les données quel que soit leur format
Saisir l'essence des données de facturation est la pierre angulaire de notre solution intégrée d'automatisation des comptes fournisseurs. Elle extrait habilement les informations d'une variété de formats de factures, y compris, mais sans s'y limiter, le papier, le PDF, le XML, l'EDI, et est capable d'interagir via divers canaux tels que le courrier électronique, Peppol, Ariba, Tungsten, etc. À ce stade initial, notre système exploite les prouesses de la technologie avancée de reconnaissance optique de caractères (OCR), complétée par des algorithmes sophistiqués d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (ML), garantissant une reconnaissance de données de premier ordre.
Traiter les données de la facture
Une fois les données saisies, le système traite les factures de manière efficace, en distinguant celles liées aux bons de commande (PO) de celles qui ne le sont pas. Pour les factures liées aux PO, un processus de rapprochement automatisé est lancé, les comparant aux données PO de votre système ERP. Si les factures correspondent parfaitement et ne présentent aucune divergence, elles sont automatiquement comptabilisées. Cependant, si des écarts sont détectés, un flux de travail spécifique au rôle est déclenché pour traiter ces exceptions de manière méthodique.
Pour les factures sans bon de commande, le système offre la flexibilité d'un codage automatique basé sur des règles commerciales établies et des modèles historiques, ou l'option d'un codage manuel. Le lancement d'un flux de travail d'approbation pour ces factures suit un principe similaire. Cette approche simplifiée de l'automatisation des comptes fournisseurs garantit que le processus est très efficace avec un besoin minimal d'intervention humaine, tout en respectant des réglementations commerciales strictes et en gardant le contrôle des opérations financières.
